Webová aplikace výkaz návštěv pro TRIUMF
07.02.2020
20
0
Možná si říkáte, proč pro výkaz návštěv řešit tímto způsobem, když by mohl stačit jednoduchý zápis například v Microsoft Excel nebo podobném tabulkovém programu.
Ano, částečně byste měli pravdu, avšak jak v takovém případě vyřešíte kontrolu takového výkazu, jeho sdílení, zakážete možnost zásahu do minulých záznamů omezující falšování výkazu a další funkce?
Právě proto jsme se v TRIUMF professional tools rozhodli jít cestou jednoduchého, přehledného, funkčního a nápomocného řešení v podobě webové aplikace.
Její první verzi jste dost možná viděli v předchozí verzi tohoto článku (nyní již nedostupná), avšak uznejte sami, že už jen po designové stránce - lidsky řečeno nic moc.
Jelikož jsem celkem známý tím, že se nespokojím s ledajakým designem a jsem schopný celou "věc" předělat od úplného začátku, rozhodl jsem se tomuto výkazu vdechnout svěží a nový život, zpříjemnit a ulehčit práci uživatele a přinést mu zároveň nové funkce, včetně dobře čitelných, rozpoznatelných užitečných údajů.
Řekněte sami, která verze se Vám osobně líbí víc?
Pro účely tohoto článku jsou/budou na všech obrázcích odstraněna jména obchodních zástupců a rozmazána jména zákazníků, která pro demonstraci funkcí výkazu nejsou důležitá.
Webová aplikace je plně responzivní a funkční na jakémkoliv zařízení (telefon, tablet, notebook, PC) a k jejímu používání stačí obchodnímu zástupci kterýkoliv internetový prohlížeč a aktivní připojení k internetu.
Vlastnosti webové aplikace
V základním principu výkazu se od našich obchodních zástupců chtějí jen dvě věci:
- 1. Zadat jméno zákazníka, kterého navštívili
- 2. Zvolit, zdali jejich návštěva byla S objednávkou | Bez objednávky | Jednání
Bylo mi však jasné, že takový výkaz ničím nezaujme a poměrně rychle by jeho vypisování přestalo téměř každého bavit, a proto jsem se rozhodl přidat do výkazu i dalších pár užitečných funkcí.
Na úplném začátku dostal každý z obchodních zástupců své předem vytvořené přihlašovací údaje, které se skládaly z jejich e-mailu a náhodného hesla. Jelikož však spousta uživatelů své přihlašovací údaje zapomíná, rozhodl jsem se do systému aplikovat trvalé přihlášení, které využívá mimo jiné i souborů cookies pro rozpoznání konkrétního zařízení a obchodního zástupce, který je tak při příchodu na jakoukoliv stránku automaticky přihlášen do svého účtu a údaje již nemusí zadávat znovu. To v praxi znamená, že každý z obchodních zástupců má ve svém telefonu na ploše uloženou zkratku pro přístup do webové aplikace a odkaz uložen do záložek na svém notebooku. Jedním kliknutím se tedy ihned dostanou na úvodní stránku výkazu, jelikož jsou jejich zařízení již uložena v databázi a nejsou odstraněna do doby, než sám zástupce stiskne tlačítko pro odhlášení (červená ikona "Vypnutí/Odhlásit se" v levém postranním menu)
Na této úvodní stránce nalezne obchodní zástupce veškeré základní informace a údaje pro zadání nové návštěvy zákazníka. V pravém horním rohu je umístěno pro kontrolu jméno právě přihlášeného obchodního zástupce. Dále se zde nachází hlavní menu v podobě ikon "Úvod", "Připomínky", "Přehledy", "Zákazníci" a "Odhlásit se", doplněných o popisky zobrazující se v případě najetí na konkrétní tlačítko menu, aby se (z mého pohledu) zbytečně "nerozbíjel" čistý a minimalistický design.
Uprostřed obrazovky se nachází hlavní formulář pro vyplnění nové návštěvy zákazníka. Horní pole "Jméno" je povinné a je doplněno jednoduchým našeptávačem zákazníků z databáze konkrétního obchodního zástupce.
Systém je totiž navržen tak, aby jednotlivé návštěvy a typy návštěv ke konkrétním zákazníkům připisoval a mohla tak vzniknout přehledná statistika o úspěšnosti návštěv (viz. "Seznam zákazníků" a "Přehledy návštěv").
V případě, že se v databázi obchodního zástupce zadaný zákazník nenechází, je po odeslání formuláře vytvořen nový.
Dalším povinným údajem, který musí obchodní zástupce do systému zvolit, je účel/typ návštěvy, a to konkrétně "S objednávkou" v případě, že zákazníka navštívil a uzavřeli zde spolu novou objednávku, "Bez objednávky" například v případě, že zákazníkovi pouze dovezl zboží nebo zákazník žádné nové zboží neobjednal nebo "Jednání", které slouží pro případy, kdy obchodní zástupce nenavštívil zákazníka za účelem objednávky, ale například pouze jednání o budoucí spolupráci nebo sortimentu.
Pro tyto volby jsem zvolil (oproti původní verzi výkazu) vlastní checkboxy upravené pomocí CSS do lépe rozpoznatelného a úhlednějšího stylu, který se k formuláři hodí.
Po zadání/zvolení těchto údajů může obchodní zástupce formulář potvrdit pomocí tlačítka zapsat, avšak abychom jim ulehčili další starosti pro případy, kdy si z této návštěvy potřebují odnést i nějakou poznámku/poznatek, přidal jsem pod formulář nepovinné pole "Poznámka".
Zde si může obchodní zástupce zapsat jakoukoliv informaci k náštěvě (například "Příště přinést katalog") o délce až 255 znaků. Tato poznámka však slouží i pro případ, že si chce obchodní zástupce nastavit novou připomínku (viz "Přípomínky").
Tu zvolí kliknutím na ikonu zvonku nebo zaškrtnutím pole "Bez data", kde byl checkbox opět upraven pomocí CSS. V případě, že chce být zástupce na údaj zadaný v poznámce upozorněn v konkrétní datum, může si vedle checkboxu "Bez data" tento datum libovolně navolit. Nesmí mít však zaškrtnuté pole "Bez data", které má před zvoleným datem přednost.
Nyní již může obchodní zástupce formulář potvrdit tlačítkem "Zapsat" a jeho návštěva je zapsána do databáze s aktuálním datem a časem návštěvy, o čemž je informován ve spodní části obrazovky krátkým textovým upozorněním, které po 3 vteřinách z obrazovky zmizí.
Vedle hlavního formuláře nalezne obchodní zástupce několik základních informací, a to konkrtétně:
- Celkový počet dnešních návštěv (minimální počet 6 zákazníků na den)
- Měsíční úspěšnost (momentálně je ukazatel ve výstavbě)
- Celkovou úspěšnost
- a své naplánované dovolené (viz "Žádost o dovolenou") včetně tlačítka pro novou žádost o dovolenou (hlášení přes tuto funkci je nepovinné)
Pro některé obchodní zástupce je toho jediná stránka, kterou používají a chtějí vidět, avšak ti, kteří chtějí pracovat s výkazem na trochu jiné úrovni jsem připravil i další.
Žádost o dovolenou
Obchodní zástupci mají oproti původní verzi nyní možnost zažádat přímo přes výkaz o plánovanou dovolenou. V případě, že kliknou na tlačítko "Přidat" pod výpisem dovolených, jsou převedeni na jednoduchou stránku, kde pouze navolí požadované datum od/do a formulář potvrdí.
Následně je vedení společnosti odeslán krátký e-mail s informací, že konkrétní obchodní zástupce žádá o dovolenou v termínu XY. Tento e-mail obsahuje tlačítka pro schválení nebo zamítnutí požadavku, o čemž je následně informován e-mailem obchodní zástupce a v případě schválení i hlavní účetní.
Schválená dovolená navíc v termínu zamezí odesílání informativních e-mailů (viz níže).
Připomínky
Po celou dobu práce ve výkazu je obchodní zástupce informován v postranním menu na ikoně "Připomínky" o stávajícím počtu aktivních připomínek, kdy se při překročení celkového počtu devíti připomínek zobrazí pouze ikona 9+.
Po přechodu na stránku s připomínkami jsou obchodnímu zástupci vypsány dva "seznamy" připomínek, dle jejich typu:
- Bez data
- S datem
V obou těchto seznamech má obchodní zástupce možnost vyhledávání podle zákazníka, na kterého si onu připomínku nastavil nebo seznamy skrýt pomocí postranního tlačítka. Zároveň si také může upravit znění připomínky, změnit datum (v případě připomínky s datem) nebo celou připomínku odstranit. Systém se automaticky stará o mazání připomínek s datem, které již nejsou platné.
Obchodní zástupce si na této stránce taktéž může vytvořit úplně novou připomínku nezávislou na předchozí stránce nové návštěvy zákazníka ("Úvod").
Zde musí opět vyplnit jméno zákazníka (opět s našeptávačem), obsah připomínky a volbu "Bez data" nebo s konkrétním datem.
Všechny tyto připomínky, rozdělené znovu do dvou kategorií, jsou obchodním zástupcům odesílány vždy v 8:00 v pracovní den na jejich e-mailovou adresu.
Přehledy
Asi nikdo si nepamatuje všecho, a už vůbec ne každičkou návštěvu svého zákazníka. Navíc, pokud si obchodní zástupce vyplňuje výkaz opravdu poctivě a píše si k návštěvám důležité poznámky, je občas nutné se mít kam podívat. Právě k těmto účelům slouží stránka s přehledy.
V levém horním sloupci je pro obchodního zástupce připravena krátká statistika veškerých jeho návštěv:
- Celkový počet zákazníků vedených v jeho databázi
- Celkový počet návštěv všech zákazníků
- Počet návštěv s objednávkou
- Počet návštěv bez objednávky
- Počet jednání
- Počet návštěv za posledních 7 dní
- a počet návštěv za posledních 30 dní
Obchodní zástupce tak okamžitě získá stručný přehled o tom, jak účiné jsou jeho návštěvy a jak velká je jeho skupina zákazníků.
Pod tímto přehledem je umístěn formulář pro volbu období, pro které chce obchodní zástupce vypsat jednotlivé návštěvy. Tuto možnost měl i v původní verzi výkazu, avšak nově jsem doplnil přehledy i o kalendář umístěný v pravém horním sloupci.
Ten obsahuje nejen přesné zobrazení dnů (včetně zašedlých víkendů), ale i grafické znázornění indikující to, zdali v určitý den obchodní zástupce splnil počet navštívených zákazníků (červená <6, žlutá =6, zelená >6). Obchodní zástupce tak ihned vidí, které dny nestihl navštívit zákazníky a může tak dále s touto informací nakládat. Každý jednotlivý den navíc slouží jako tlačítko pro výběr konkrétního dne a obchodnímu zástupci je při najetí myší zobrazen součet návštěv v daný den, a po kliknutí na něj vypsány pouze návštěvy v tento konkrétní den. Kalendářem se může obchodní zástupce posouvat o měsíc zpět/dopředu, dle potřeby.
Po výběru jednotlivého dne nebo zvoleného období jsou obchodnímu zástupci pod těmito sloupci vypsány v řádcích jednotlivé náštěvy obsahující (zleva):
- Ikonu značící typ náštěvy (zeleně odškrtnutý košík - S objednávkou, červeně přeškrtnutý košík - Bez objednávky, symbol podání ruky - jednání)
- Jméno zákazníka
- Úryvek poznámky přidané k návštěvě (prvních 100 znaků)
- Datum a čas návštěvy
Obchodní zástupce tak ihned vidí vše potřebné a ihned získá stručný přehled o průběhu jeho návštěv v zobrazený den.
Pokud chce obchodní zástupce zobrazit kompletní poznámku u návštěvy, kliknutím na konkrétní řádek jsou načteny zbývající znaky (od 100 až do 255 znaků).
Navíc se při najetí myší/kliknutí na telefonu objeví u každého řádku tabulka se statistikou konkrétního zákazníka, která obsahuje:
- Jméno zákazníka
- Počet návštěv
- Počet objednávek
- a datum poslední návštěvy
Bez dalšího hledání tak obchodní zástupce získá informaci, jaká je jeho úspěšnost u konkrétního zákazníka.
Vedení společnosti je navíc každý den v 11:00 informováno o přehledu návštěv všech obchodních zástupců v přehledném a responzivním e-mailu, ve kterém jsou navíc červeně vyznačeni ti obchodní zástupci, kteří nesplnili minimální počet navštívených zákazníků. (Tento přehled slouží však pouze jako informace pro vedení a obchodní zástupci podle něj nejsou nijak hodnoceni, výsledný je obrat za tento den/měsíc).
Podobný přehled je navíc odesílán i každé pondělí všem obchodním zástupcům a vedení se součtem všech jejich návštěv za poslední týden. V případě, že obchodní zástupce nezapsal žádnou návštěvu, je e-mailem upozorněn (opakuji pouze upozorněn), že systém neeviduje žádnou návštěvu zákazníka a je doporučeno výkaz pravidelně vyplňovat.
Seznam zákazníků
Aby obchodní zástupci získali přesnější přehled o svých zákaznících, připravil jsem dále stránku "Zákazníci", ve které je jim zobrazen kompletní seznam (stránkovaný po 20 záznamech), který si mohou libovolně řadit podle:
- Jména (od A do Z - od Z k A)
- Data poslední návštěvy (vzestupně - sestupně)
- Počtu návštěv (od nejméně navštěvovaných - od nejvíce navštěvovaných)
- a počtu objednávek (od nejméně - od nejvíce)
V tomto seznamu si mohou také obchodní zástupci vyhledávat zákazníky pomocí vyhledávacího pole v horní části obrazovky (s našeptávačem jmen zákazníků).
Na každém řádku/v každé buňce je obchodnímu zástupci zobrazeno (zleva):
- Úspěšnost u zákazníka (procentuálně vyjádřený poměr mezi celkovým početem návštěv a počtem objednávek)
- Jméno zákazníka
- Počet návštěv a počet objednávek
- Datum poslední návštěvy
Každý tento řádek/buňku lze dále rozkliknout, čímž získá obchodní zástupce výpis posledních 10 návštěv podle kterého může dále pracovat v případě další návštěvy, či rozhodování o další spolupráci se zákazníkem.
Navíc se pod tímto výpisem nachází pole pro úpravu jména zákazníka pro případ, že se v minulosti obchodní zástupce upsal nebo je toto jméno nepřesné/nepřehledné (typicky "Jan Novák" - obchodní zástupce většinou doplní alespoň město, ve kterém podniká). O takové skutečnosti jsem informován e-mailem (vyjímečně :-D ) já, aby se zároveň zabránilo podvodům s neustálým přejmenováváním jednoho zákazníka apod.
Samozřejmostí je založení nového zákazníka přes horní tlačítko "Nový zákazník", které převede obchodního zástupce na stránku s jednoduchým formulářem, ve kterém vyplní pouze jméno nového zákazníka. To je navíc kontrolováno s aktuální databází obchodního zástupce, aby nedocházelo k duplicitnímu zakládání zákazníků.
Samozřejmě si velice vážíme našich obchodních zástupců a jsme vděční, že výkaz návštěv podctivě vyplňují, za což jsem jim do výkazu připravil i malé (snad milé) překvapení nacházející se pod ikonou (ve zdrojovém kódu pod id "secret" :-D ) v levém dolním rohu obrazovky.
Po kliknutí na tuto ikonu je obchodnímu zástupci zobrazena malá odměna v podobě jednoho z (prozatím) více než 1 500 obrázků, který se při každém načtení stránky vymění za nový. Obchodní zástupce tak k (dle mého názoru) přehlednému a jednoduchém přehledu o svých návštěvách navíc získá i lehké rozptýlení a něco pro potěchu "chlapského oka".
Obsah obrázku však pro tento článek ponecháme rozmazaný a oprávněně označený jako 18+.
Samozřejmostí je také kompletní administrace, přes kterou má vedení přístup k veškerým datům obchodních zástupců pro případ, že se chce podívat na jednotlivé návštěvy a zákazníky.
(A ano samozřejmě i na největší "klikače" na "odměnu" :-D )
Výkaz se bude i nadále rozvíjet, rozšiřovat a doplňovat o nové funkce, jelikož našim obchodním zástupcům chceme dopřát, co možná nejjednodušší, nepřehlednější a nejefektivnější způsob práce s daty potřebnými pro jejich práci.
Jak se Vám líbí nové provedení výkazu návštěv TRIUMF professional tools s.r.o.?
Napadla Vás při čtení článku nějaká funkce, která by mohla našim obchodním zástupcům pomoci?
Chcete i Vy vytvořit pro svoje podnikání podobnou webovou aplikaci?
Dejte mi vědět do komentářů nebo pomocí kontaktního formuláře Vaše názory!
*P.S.: Potěší i malé "Líbí se mi" u příspěvku*
Další příspěvky
Karel Hurdálek - modelová železnice
04.11.2018 | 2 líbí se mi | 1 komentářů
Co bych to byl za syna, kdybych první zajímavost ze svého okolního světa nevěnoval vlastnímu otci, Karlu Hurdálkovi. Jeho vášeň k tématu železnice jej...
W(e/a)k without social media
09.03.2019 | 1 líbí se mi | 0 komentářů
Jak slabý je člověk bez sociálních médií? Dokážeme vůbec ještě bez nich fungovat? Kolik času ztrácíme sledováním pseudo-dokonalých životů ostatních? V...